Blog

Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів

Організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою поділяється на такі групи (рис. 1.1):

Рис. 1.1 Групи організаційно-розпорядчої документації

1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їх роботи.

2. Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства.

3. Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.).

4. Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. д.) [ 5 ].

Розглянемо деякі з перерахованих видів документів, що найбільш часто застосовуються в роботі HR-менеджера.

Положення — це правовий акт, що визначає порядок ство¬рення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, ор¬ганізацій, установ, фірм, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ,фірм.

Положення належать до організаційних документів.

Виділяють положення таких видів: про установи, структурні підрозділи (комісії, групи, неформальні підрозділи, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різних заходів (оглядів, конкурсів та ін.).

Текст положення про підрозділ включає такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні задачі.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємини з іншими підрозділами.

Положення є типові й індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, ор¬ганізацій, установ, фірм, а індивідуальні створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосе¬редньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому екземплярі у разі потреби оформляють реквізити узгодження і відмітку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпоряд¬ницьким документом вищого органу. Положення набуває сили з дня його затвердження (або да¬ти, зазначеної в розпорядницькому документі, яким затверд¬жені положення).
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу (в разі потреби), гриф затвердження, назва виду документа (положення), дата, індекс, заголовок, коди, текст, візи, грифи погодження.
Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду до¬кумента, наприклад: "Положення про психологічну службу сис¬теми освіти України", "Положення про Міністерство фінансів України".
Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кож¬ний з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, які нуме¬рують арабськими цифрами. Іноді в тексті відзначають лише пункти [ 1, c. 48 - 49].

На рис. 1.2 розглянемо приклад положення

Рис.1.2 Приклад положення
Статут - юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їхні відносини з іншими організаціями та громадянами, права й обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності.
Статути, як і положення, можуть бути типові та індивідуальні. Типові статути розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищими органами державної влади та управління, з'їздами громадських організації.
Індивідуальний статут укладається для певної організації чи установи шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується ця організація.

Статути після затвердження їх підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України. Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати свою діяльність.

Реквізити статуту:

1) гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

2) назва виду документа (статут);

3) заголовок;

4) текст;

5) відмітки про погодження та реєстрацію;

6) дата.

Статут є основою для розробки положення. Структура тексту статуту:

1. Загальні положення.

2. Мета і завдання діяльності.

3. Функції.

4. Створення й використання коштів. Майно підприємства.

5. Управління.

6. Створення та використання пайового фонду.

7. Членство. Права й обов'язки.

8. Звіт, звітність і контроль.

9. Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність.

10. Реорганізація та ліквідація.

Статути є основою діяльності керівних громадських, кооперативних організацій, спортивних добровільних товариств, радгоспів, колгоспів.Статути господарських організацій мають свої особливості. В цих статутах визначаються порядок вступу в організацію, права та обов'язки її членів, органи управління, порядок виборів, оплати членських внесків та ін.
Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання підприємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і використання коштів, створення і використання пайового фонду, членство у підприємстві, відповідальність працівників, органи самоврядування, права й обов'язки загальних зборів орендарів, права й обов'язки дирекції, права й обов'язки директора, відповідальність органів самоврядування і їхніх членів, прийняття ухвал і передавання повноважень.
Статут про заснування малого підприємства визначає: засновників - юридичних осіб, громадян, із зазначенням, чи підприємство є заново створеним, чи виділеним із складу діючого; завдання і функції підприємства; майно підприємства; управління підприємством; організацію і оплату праці; звіт, звітність і контроль; зовнішньоекономічну діяльність: реорганізацію і припинення діяльності підприємства. Статут колективного підприємства, статут товариства з обмеженою відповідальністю, статут акціонерного товариства складаються за тією самою схемою, що й попередні. Гриф "ПОГОДЖЕНО" пишуть у лівому куті документа великими літерами, великими літерами у правому куті пишуть і слова "СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО" [ 3, c 116].

Рис. 1.3 Приклад статуту

Наказ є розпорядчим документом, який найчастіше використовується у практиці управління.

Наказом називається розпорядчий документ, що видається керівником підприємства чи установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компенсації.

Наказ видають для вирішення основних і оперативних питань. При виданні наказів потрібно дотримуватися низки вимог і правил, щоб документ забезпечував його юридичну повноцінність.

Спочатку потрібно укласти проект наказу, погодити його з усіма зацікавленими особами (чи організаціями).

Накази видає керівник з усіх питань, що входять до його компетенції. У тексті наказу вказують терміни його дії. Скасувати наказ може лише вповноважена особа чи інстанція.

Усі накази здебільшого поділяють на дві групи:

1) накази про особовий склад,

2) накази із загальних питань.

Накази про особовий склад оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення тощо.

Накази із загальних питань (їх називають ще наказами з питань основної діяльності) поділяють на:

а) ініціативні накази ( вони видаються з метою оперативного

впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприєм-

ства);

б) накази на виконання розпоряджень вищих органів (вони вида-

ються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних під-

розділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при

підсумуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо).

Реквізити наказу:

• назва організації, (підприємства);

• назва виду документа (наказ);

• дата;

• місце видання;

• номер заголовка до тексту;

• текст;

• підпис керівника;

• види погодження.

Текст наказу має містити констатаційну і розпорядчу частини.

У констатаційній частині:

• вказується причина видання наказу (це вступ);

• далі переказуються основні факти (це доведення);

• викладено мету видання наказу (це висновок).

Якщо наказ видається на виконання розпорядчого документа вищої установи, то в констатаційній частині потрібно вказати назву, номер, дату і заголовок до тексту розпорядчого документа. Інколи потрібно передати зміст розділу документа вищої інстанції (цей розділ був підставою для видання наказу).

Констатаційна частина є не у всіх наказах. Її може не бути:

а) якщо запропоновані до виконання дії не потребують ніяких

роз’яснень;

б) якщо це накази із різнопланових питань (текст наказу склада-

ється із параграфів).

Розпорядча частина наказу починається словом “Наказую”. Ця частина складається із пунктів, у кожному з яких мають бути зазначені дія, термін виконання, хто відповідає за виконання.

В останньому пункті має бути зазначено осіб, яким доручено контроль за виконанням даного наказу, наприклад: “Контроль за виконанням наказу покласти на … ”

Вимоги до тексту наказу:

1) Текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму викладу, наприклад: “Провести ..., “Зарахувати..., “Відновити..., “Призначити..., “Оголосити подяку...”

2) У кінці кожного пункту наказу щодо особового складу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

3) Якщо в одному пункті наказу потрібно перерахувати кілька осіб, то їхні прізвища слід записати в алфавітному порядку.

4) У наказах переведення і звільнення потрібно вказати вид звільнення на іншу роботу; мотивування і дату (звільнення, переведення).

5) У наказах про надання відпустки потрібно зазначити:

• яка відпустка надається (додаткова, профспілкова, за сімейними обставинами тощо);

• на яку кількість робочих днів;

• термін (з якого і по яке число, місяць);

• за який період надано відпустку.

6) У тексті наказу про прийняття на роботу потрібно вказувати:

• на яку посаду призначено;

• з якого числа, місяця, року;

• до якого структурного підрозділу даної установи (організації);

• на вид прийняття на роботу (за сумісництвом..., призначити на постійну ...., на тимчасову...);

• на умови прийняття (зі скороченим робочим днем...)[ 2, c 96]

Рис. 1.4 Приклад наказу
Довідка — це документ, що підтверджує які-небудь факти або події.

Довідки бувають двох видів:

1) що підтверджують події у виробничій діяльності підприємства;

2) що підтверджують юридичні факти (місце роботи ; займана посада ).
Довідки першого виду складаються за вказівкою вищестоящої організації або керівника.
Вони містять інформацію про виконання завдань, доручень і представляються в зазначений термін. У довідці фіксуються дані за визначений період. Заголовок до тексту довідки будується за схемою: «про що?» і включає вказівку періоду, до якого належать викладені в довідці дані, Довідки, складені для керівника підприємства (підрозділу) підписує укладач; довідки, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник підприємства. Довідки фінансового характеру підписує головний бухгалтер підприємства. Датою довідки є дата її підписання.
Довідки другого виду видаються за запитом зацікавлених осіб або установ. Як правило, при їхньому складанні застосовують уніфіковані бланки. Текст такої довідки починається з вказівки прізвища, ім'я і по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. Наприкінці довідки наводиться назва організації, куди вона направляється. Текст завіряється підписом і печаткою.
Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що скла¬лася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок:

 звітні;

 інформаційні;

 ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або дру¬кується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

 назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий кут);

 назва автора документа (зліва);

 заголовок, який розкриває її зміст;

 текст: у 1-й частині викладаються факти та події, що ста¬ли причиною до написання доповідної записки; у 2-й частині — висновки та пропозиції з конкретними діями, які, на думку доповідача, необхідно здійснити у зв'язку з викладеними фактами;

 перелік додатків;

 підпис автора;

 дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.
Службова записка — документ, адресований фахівцеві чи керівнику одного ієрархічного рівня з автором записки даної установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, які становлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.
Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, про¬екту та ін.). В ній подається опис роботи, без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ осо¬бистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невико¬нання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації.
Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояс¬нює причини певного факту, вчинку, події. Реквізити такі самі, що й у доповідній записці [ 4, c. 90 - 91 ].

Рис. 1.5 Приклад доповідної записки

Рис. 1.6 Приклад пояснювальної записки

понедельник, 8 июня 2015 г.

понедельник, 8 июня 2015 г.